CodeTwo Email Signatures for Office 365

 

CodeTwo Email Signatures for Office 365是一款基于云的軟件，可用于為Office 365（Microsoft 365）租戶中的所有用戶創(chuàng)建和集中管理電子郵件簽名和免責(zé)聲明。這項服務(wù)易于設(shè)置，可與所有電子郵件客戶端（包括移動設(shè)備）一起使用。

 

 

集中管理和完全控制

 

集中管理的電子郵件簽名

使用單個電子郵件簽名管理解決方案管理所有Office 365和Microsoft 365簽名和免責(zé)聲明。選擇最適合組織需要的簽名模式：服務(wù)器端、客戶端或兩者的組合。

 

完全控制Office 365電子郵件簽名

創(chuàng)建服務(wù)器端簽名規(guī)則，并決定哪些用戶和電子郵件獲得簽名以及何時獲得簽名。對內(nèi)部和外部郵件、選定的發(fā)件人和收件人應(yīng)用不同的簽名，甚至定義自己的關(guān)鍵字，以便在發(fā)送電子郵件時觸發(fā)特定的簽名規(guī)則。

 

撰寫電子郵件時直接在Outlook中添加的簽名

使用客戶端簽名模式，用戶可以更好地控制電子郵件簽名。創(chuàng)建簽名模板，將其提供給選定的用戶，并允許這些用戶在Outlook中撰寫電子郵件時選擇要添加的簽名模板?？蛻舳撕灻耆С諷/MIME簽名和加密消息。

即將推出：當(dāng)您在OWA和Outlook for Mac中鍵入電子郵件時，客戶端簽名將實時添加。通過Microsoft 365管理中心在公司范圍內(nèi)部署。

 

 

支持所有電子郵件客戶端和移動設(shè)備

電子郵件客戶端絕對沒有限制。該軟件可以將電子郵件簽名插入任何移動設(shè)備發(fā)送的消息中。

 

 

簽名中的徽標(biāo)、橫幅和社交媒體按鈕

我們的電子郵件簽名軟件完全支持圖像、橫幅、社交媒體按鈕和其他圖形，您可以在電子郵件簽名模板中自由使用它們。這不僅使您的電子郵件看起來更專業(yè)，而且還為電子郵件營銷開辟了新的可能性。

我們的解決方案還可以幫助您增強(qiáng)企業(yè)形象。

 

 

 

Azure廣告和用戶照片支持

 

Azure廣告支持

通過包含動態(tài)Active Directory占位符（支持標(biāo)準(zhǔn)和自定義廣告屬性），個性化您的電子郵件簽名設(shè)計。CodeTwo Email Signatures for Office 365從Azure AD讀取用戶的信息，并用這些數(shù)據(jù)動態(tài)填充電子郵件簽名。

 

可自定義的電子郵件簽名內(nèi)容（條件字段）

條件占位符可用于為特定用戶和組添加自定義電子郵件簽名元素（文本、圖像等），或在缺少用戶的Azure廣告屬性時插入通用信息。

 

Office 365用戶簽名中的照片

使用我們的Office 365簽名管理器，您可以將Office 365用戶的照片作為電子郵件簽名的一部分。

 

 

回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)中的簽名

我們的高級電子郵件簽名定位系統(tǒng)將電子郵件簽名添加到您認(rèn)為合適的回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)中——而不僅僅是在整個電子郵件會話的底部。

 

 

嵌入在電子郵件中的圖形（無需單擊下載圖片）

這個軟件允許您在電子郵件中嵌入簽名的圖形部分。這意味著接收者在每臺設(shè)備上都會看到一個全品牌的簽名，而不必單擊“下載圖片”。沒有更多的紅色X和回形針圖標(biāo)。

 

 

一鍵式CSAT調(diào)查

無論使用何種設(shè)備，都可以自動將個性化的一鍵式客戶滿意度調(diào)查添加到您的電子郵件簽名中。此功能允許您精確地測量和分析客戶滿意度，做出相應(yīng)的反應(yīng)并獎勵您的團(tuán)隊。

 

 

電子郵件營銷與分析

使用電子郵件簽名進(jìn)行營銷并跟蹤結(jié)果

在電子郵件頁腳中向客戶發(fā)送營銷信息，并在鏈接中添加URL標(biāo)記。在網(wǎng)絡(luò)分析平臺（如Google analytics）中追蹤您的活動結(jié)果。

 

自動化電子郵件營銷活動

使用調(diào)度程序提前計劃電子郵件營銷活動。這樣，您在此軟件中計劃的每個電子郵件營銷活動都將在適當(dāng)?shù)臅r間自動運行。

 

 

在已發(fā)送郵件中鍵入電子郵件時查看簽名

 

撰寫電子郵件時查看簽名

我們的用戶在撰寫電子郵件時可以看到CodeTwo簽名。這適用于Outlook、Outlook for Mac和Outlook on the web（OWA）。我們是世界上第一家為服務(wù)器端簽名添加預(yù)覽功能的供應(yīng)商。

 

已發(fā)送郵件中的電子郵件簽名

您可以啟用“已發(fā)送郵件更新”功能，讓用戶在每個設(shè)備上的“已發(fā)送郵件”文件夾中查看已添加到云中的簽名。此外，該功能還可以讓您輕松確保遵守法律法規(guī)。所有這些都不會影響此軟件或Office 365的性能！

 

 

易于部署和使用

 

快速部署和即時更新

所有設(shè)置（包括Exchange Online連接器的配置）都由自動向?qū)е笇?dǎo)。您只需使用您的Office 365全局管理憑據(jù)授權(quán)該進(jìn)程，并運行程序的簽名管理控制臺來創(chuàng)建您的第一個電子郵件簽名。此外，您的電子郵件簽名規(guī)則和模板的所有更改都可以在幾秒鐘內(nèi)完成并立即發(fā)布。

 

內(nèi)置簽名模板編輯器

CodeTwo Email Signatures for Office 365軟件中最強(qiáng)大的功能之一是內(nèi)置的WYSIWYG編輯器。不管您是不是HTML專家，您都會像專業(yè)人士一樣大量制作專業(yè)的HTML電子郵件簽名模板。

 

簽名管理權(quán)的委托

將電子郵件簽名創(chuàng)建和管理任務(wù)委派給Office 365組織中的單個用戶或團(tuán)隊，并將管理員從非必要的管理任務(wù)中解放出來。不需要分配任何管理角色。

 

 

高度安全

您的電子郵件不會被任何人存儲或讀取，您的Office 365憑據(jù)由OAuth 2.0保護(hù)。我們的軟件還可以幫助您實現(xiàn)GDPR的許多目標(biāo)，這不僅是因為其核心實現(xiàn)了安全機(jī)制，而且因為我們非常關(guān)心您數(shù)據(jù)的隱私（我們有一個通過ISO/IEC 27001&27018認(rèn)證的管理系統(tǒng)）。此外，該計劃還提供24/5技術(shù)支持，其性能由24/7后端支持和監(jiān)控所覆蓋。

 

此外，我們的電子郵件簽名解決方案還為我們的Office 365 Backup軟件提供一年訂閱。

 

 

根據(jù)ISO認(rèn)證管理體系開發(fā)和提供

CodeTwo Email Signatures for Office 365是在ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018認(rèn)證信息安全管理系統(tǒng)的支持下，通過遵循“按設(shè)計隱私”和“按默認(rèn)隱私”的方法開發(fā)的。這確保了云中和本地的全面信息安全和個人數(shù)據(jù)保護(hù)。

 

此外，我們的安全中繼技術(shù)通過Microsoft Azure上托管的符合相同信息安全標(biāo)準(zhǔn)的CodeTwo服務(wù)重新路由您的電子郵件。在此過程中，您的電子郵件不會離開Microsoft數(shù)據(jù)中心，并且發(fā)件人和收件人都看不到該操作。

 

 

法規(guī)

 

遵守法律法規(guī)

自動電子郵件簽名將幫助您遵守各種法律法規(guī)和指令，如GDPR、CASL、公司法規(guī)、商業(yè)和職業(yè)守則等。

 

多地理位置

您的數(shù)據(jù)（即設(shè)置和廣告緩存）可以保存在您選擇的地理位置，并保證不會轉(zhuǎn)移到其他任何地方。我們不儲存您的電子郵件或其他任何東西。

 

 

新郵件和后續(xù)郵件中的不同簽名

此軟件可以插入不同版本的電子郵件簽名，這取決于它是新郵件還是會話線程中的任何后續(xù)電子郵件。例如，您可以將此軟件配置為向新郵件添加高級電子郵件簽名模板（例如，完整的聯(lián)系方式、公司徽標(biāo)和圖像）。然后，對于您在同一電子郵件會話中發(fā)送的任何其他郵件，程序?qū)⒉迦胍粋€不同的電子郵件簽名，例如，僅包含基本聯(lián)系信息。

 

 

基于發(fā)送者屬性的簽名

電子郵件簽名會根據(jù)程序中定義的規(guī)則添加到電子郵件中，或提供給特定的Outlook用戶。這些簽名規(guī)則可以應(yīng)用于整個組織、特定組甚至單個用戶。借助內(nèi)置的廣告過濾器，您還可以設(shè)置程序，根據(jù)用戶廣告屬性（例如，他們工作的部門）添加電子郵件簽名。這使得CodeTwo Email Signatures for Office 365成為一個非常強(qiáng)大和可擴(kuò)展的簽名管理器。

 

 

輕松安排會議

由于與日程安排工具的輕松集成，每封電子郵件都讓收件人有機(jī)會輕松預(yù)訂與您的會議或約會。有鑒于此，CodeTwo Email Signatures for Office 365可以簡化服務(wù)預(yù)訂，提高被動潛在客戶開發(fā)率。

 

13年的工作經(jīng)驗

CodeTwo Email Signatures for Office 365與我們備受贊譽(yù)的內(nèi)部部署Exchange Server電子郵件簽名管理器CodeTwo Exchange Rules相當(dāng)。在過去13年中，我們從80000多家公司收集的經(jīng)驗和反饋推動了新軟件的開發(fā)過程。

 

可靠性和安全性

CodeTwo Email Signatures for Office 365使用云服務(wù)進(jìn)行電子郵件處理，并添加電子郵件簽名和免責(zé)聲明。在整個開發(fā)過程中，根據(jù)ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018的要求開發(fā)和評估軟件。如果您使用該軟件在服務(wù)器端添加簽名，您的Office 365（Microsoft 365）電子郵件流也會通過托管在安全Microsoft Azure服務(wù)器上的CodeTwo Email Azure Service進(jìn)行搜索。您可以確保您的電子郵件和憑據(jù)保持安全，既不會存儲在任何服務(wù)器上，也不會被任何人讀取。

 

請看下面的內(nèi)容，了解我們的電子郵件處理基礎(chǔ)設(shè)施是如何設(shè)計為滿足業(yè)務(wù)通信的高安全性和可靠性標(biāo)準(zhǔn)的。

 

 

 

 

 

ISO/IEC 27001和27018

CodeTwo中實施的信息安全管理系統(tǒng)（ISMS）通過了ISO/IEC 27001和ISO/IEC 27018認(rèn)證，證明我們遵循了與信息保護(hù)和個人數(shù)據(jù)安全相關(guān)的最佳行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實踐。我們還通過大量借鑒ISMS開發(fā)和改進(jìn)了CodeTwo Email Signatures for Office 365。這提示我們考慮在軟件開發(fā)過程的設(shè)計階段已經(jīng)存在的所有安全措施，并在默認(rèn)情況下使這些措施對您可用。在這方面，我們定期接受內(nèi)部和外部審計師的審計，以確保我們遵守這兩項信息安全標(biāo)準(zhǔn)。

 

代碼二符合GDPR和PCI

我們符合GDPR和PCI標(biāo)準(zhǔn)，并定期接受審計。我們所有的物理數(shù)據(jù)保護(hù)措施加上嚴(yán)格的安全政策，確保CodeTwo處理的個人數(shù)據(jù)在任何時候都是安全的。

 

由Microsoft Azure提供支持

CodeTwo服務(wù)位于提供最高安全性和SLA標(biāo)準(zhǔn)的Microsoft Azure服務(wù)器上。使用CodeTwo Email Signatures for Office 365注冊O(shè)ffice 365租戶時，系統(tǒng)會要求您從CodeTwo服務(wù)的八個地理位置中選擇一個。這也是程序的設(shè)置和一些Azure廣告數(shù)據(jù)存儲的地方。要在服務(wù)器端獲取簽名，您的Office 365電子郵件將通過同樣位于Microsoft Azure上的CodeTwo Email Azure Service進(jìn)行搜索，這意味著在此過程中，電子郵件永遠(yuǎn)不會離開Microsoft數(shù)據(jù)中心。

 

OAuth2.0協(xié)議保護(hù)您的憑據(jù)

CodeTwo Email Signatures for Office 365使用OAuth2.0協(xié)議進(jìn)行用戶授權(quán)。正因為如此，我們的軟件不需要在任何時候收集和存儲任何用戶憑據(jù)，您可以確保您的憑據(jù)從未被CodeTwo訪問或使用。對Office 365租戶設(shè)置的訪問權(quán)限是根據(jù)Office 365 API頒發(fā)的訪問令牌授予的，完全由Office 365本機(jī)機(jī)制處理。

 

支持多因素身份驗證

CodeTwo Email Signatures for Office 365符合Microsoft實施的安全標(biāo)準(zhǔn)。這也適用于多因素認(rèn)證（MFA）。在Office 365組織中啟用時，MFA可確保在登錄Office 365賬戶時提供額外的保護(hù)層。而且，在將CodeTwo Email Signatures for Office 365連接到租戶時，不需要在您的管理員賬戶上禁用多因素身份驗證——支持MFA。

 

TLS加密和身份驗證

電子郵件處理管道中涉及的每個組件都使用傳輸層安全性（TLS）進(jìn)行身份驗證。TLS證書將在注冊時為您的租戶單獨生成，以確保郵件流的不間斷和安全。每次郵件離開您的Office 365租戶由CodeTwo Email Azure Service處理時，它都會被Exchange Online Protection（EOP）機(jī)制過濾，并驗證是否由授權(quán)服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)。當(dāng)處理過的電子郵件從CodeTwo Email Azure Service發(fā)送回原始租戶時，也會觸發(fā)相同的過程。多虧了這種郵件處理流程，您可以確保郵件只能通過安全且經(jīng)過驗證的管道傳輸，并且在任何時候都不會被黑客劫持。

 

無外部終結(jié)點

我們的云基礎(chǔ)設(shè)施的一個關(guān)鍵方面是，它只能從一個封閉和受保護(hù)的Azure服務(wù)器內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問。我們不向任何外部服務(wù)打開任何公共端點。我們也不使用任何網(wǎng)絡(luò)服務(wù)或公共API調(diào)用。每一次交流都是“閉門”進(jìn)行的，不能從外面進(jìn)入。CodeTwo編程解決方案以及本機(jī)Azure和Office 365功能（如Exchange Online Protection（EOP））確保了這一點。

 

您選擇的地理位置（符合GDPR）

在租戶注冊過程中，有8個服務(wù)地理位置可供選擇，以幫助您保持GDPR兼容。您可以決定是否要通過位于美國西部、美國中北部、加拿大東部、北歐、英國南部、德國中西部、西歐或澳大利亞東部的CodeTwo Email Azure Service搜索您的電子郵件（更多地理位置即將提供）。

 

支持加密電子郵件

電子郵件簽名可以添加到受保護(hù)的郵件中。無論您是使用Office 365郵件加密、應(yīng)用在Azure信息保護(hù)中創(chuàng)建的敏感度標(biāo)簽，還是在Outlook（S/MIME）中對電子郵件進(jìn)行數(shù)字簽名，CodeTwo Email Signatures for Office 365都允許您在Outlook桌面應(yīng)用程序（以及很快在Outlook for Mac和OWA中）中撰寫電子郵件時添加客戶端簽名。這意味著簽名本身與您發(fā)送的消息一起加密。Office 365電子郵件加密服務(wù)器端將獲得服務(wù)器端簽名，只要加密在您的傳出郵件通過CodeTwo Email Azure Service搜索后發(fā)生。

 

用于您的設(shè)置的專用存儲

CodeTwo Email Signatures for Office 365不存儲您的電子郵件或憑據(jù)，但它將您的電子郵件規(guī)則設(shè)置保存在Azure云中，您可以選擇八個不同地理位置之一。此存儲是私有的，任何外部用戶或軟件都無法訪問。因此，您可以確保您的設(shè)置是安全的，并且只有您可以創(chuàng)建、更改或刪除它們。

 

您的電子郵件未存儲或讀取

當(dāng)您的電子郵件通過CodeTwo服務(wù)時，會添加服務(wù)器端簽名。客戶端簽名直接添加到Outlook中，因此不需要額外的路由。無論您使用何種簽名類型，您的消息既不會存儲在任何位置，也不會被CodeTwo的任何人讀取。這同樣適用于您的Office 365憑據(jù)。

 

高效的負(fù)載平衡和可擴(kuò)展性

在產(chǎn)品發(fā)布之前，負(fù)載測試和性能增強(qiáng)是beta程序的關(guān)鍵部分之一。該計劃使用的技術(shù)，我們已經(jīng)發(fā)展了12年，其基礎(chǔ)設(shè)施的設(shè)計，以最大的性能和可靠性。所實現(xiàn)的負(fù)載平衡機(jī)制調(diào)節(jié)了負(fù)責(zé)處理每個地理位置中的電子郵件的虛擬機(jī)的數(shù)量，并且可以根據(jù)給定位置中的當(dāng)前電子郵件流量進(jìn)行實時擴(kuò)展。

 

不可察覺的延誤

我們希望確保我們的服務(wù)不會給電子郵件處理時間增加超過幾秒鐘的延遲，我們達(dá)到了目標(biāo)。在我們廣泛的測試中，我們在服務(wù)器端模式下觀察到的平均開銷與Office 365清理設(shè)置（沒有電子郵件中繼設(shè)置）相比達(dá)到6秒。這意味著您的用戶在設(shè)置我們的連接器后將很難看到電子郵件傳遞時間的任何延遲，并且應(yīng)用程序的功能不會對他們的工作效率產(chǎn)生任何影響。如果您需要更改簽名規(guī)則的任何方面或更新簽名模板，這些更改將在您將其保存到Manage Signatures應(yīng)用程序后立即生效。

 

99.99%正常運行時間

自上線以來，CodeTwo Email Signatures for Office 365一直保持著99.99%的高平均正常運行時間。這意味著我們的服務(wù)符合微軟云服務(wù)保證的最高正常運行時間標(biāo)準(zhǔn)。此外，我們的電子郵件簽名服務(wù)是容錯的，這意味著如果它宕機(jī)，它的故障轉(zhuǎn)移功能將自動通過您地理位置的輔助服務(wù)器重新路由您的電子郵件，并安全地將它們發(fā)送給最終收件人。除此之外，CodeTwo工程師每周7天、每天24小時監(jiān)控此軟件的行為和性能，以確保CodeTwo Email Signatures for Office 365始終處于高峰運行狀態(tài)。您可以在專用狀態(tài)頁上查看所有地理位置中CodeTwo服務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)。

 

基于角色的訪問控制（RBAC）

CodeTwo Email Signatures for Office 365允許管理員為Manage Signatures應(yīng)用程序分配權(quán)限。多虧了這一點，您可以讓您的一個團(tuán)隊（例如市場部）為整個公司設(shè)計電子郵件簽名。同時，您不必在Office 365中分配任何其他權(quán)限，從而降低了任何團(tuán)隊成員使用提升的權(quán)限執(zhí)行任何管理任務(wù)的風(fēng)險。

 

郵箱備份解決方案

CodeTwo Email Signatures for Office 365，除了統(tǒng)一您的Office 365電子郵件簽名外，還允許您申請Office 365 CodeTwo備份的年度訂閱。這個專業(yè)的備份軟件可以讓您保護(hù)您的Office 365數(shù)據(jù)，并隨時恢復(fù)它。

 

常見問題解答

 

程序能否在電子郵件會話的最新回復(fù)/轉(zhuǎn)發(fā)下插入簽名？

是的，可以。CodeTwo Email Signatures for Office 365之所以能夠做到這一點，得益于我們的CodeTwo Exchange規(guī)則系列產(chǎn)品多年來完善的高級電子郵件簽名定位算法。

從軟件用戶的角度來看，它歸結(jié)為在此軟件的簽名模板編輯器中設(shè)計預(yù)期的簽名布局。默認(rèn)情況下，所有簽名都直接添加到最新回復(fù)/轉(zhuǎn)發(fā)下。

 

我可以為內(nèi)部和外部消息創(chuàng)建不同的簽名嗎？

是的，您可以。只需創(chuàng)建兩個規(guī)則，其中一個設(shè)置為向內(nèi)部消息添加簽名，另一個設(shè)置為向外部電子郵件應(yīng)用簽名。您可以在服務(wù)器端簽名規(guī)則的“收件人”選項卡上的“管理簽名”應(yīng)用程序中指定這些設(shè)置。

 

我可以創(chuàng)建動畫電子郵件簽名嗎？

是的，CodeTwo Email Signatures for Office 365允許您將動畫GIF添加到電子郵件簽名中。這意味著您可以很容易地添加一個動畫標(biāo)志或橫幅到您的設(shè)計。

動畫GIF將在每個支持HTML的電子郵件客戶端上可見。大多數(shù)基于網(wǎng)絡(luò)和移動電子郵件的客戶端顯示的動畫沒有任何問題，而大多數(shù)桌面Outlook客戶端將只顯示動畫的第一幀。

 

我的電子郵件被此軟件處理后是否存儲在任何地方？

不會。我們不存儲（或閱讀）您的電子郵件——它們只通過我們的應(yīng)用程序接收電子郵件簽名。

 

我可以在所有用戶中集中部署Outlook的CodeTwo簽名外接程序嗎？

可以。外接程序可以使用組策略對象（GPO）自動部署（對于整個組織、選定的安全組或組織單位），也可以由單個Outlook用戶手動安裝（全局和手動安裝都基于ClickOnce，不要求最終用戶具有管理權(quán)限）。