使用我們的Exchangedisclaimers software Exclaimer Mail Disclaimers, 可以創(chuàng)建一個由圖像、文本和動態(tài)字段生成的免責聲明模板, 它可以為每個用戶自動生成, 并在 exchange 處理時添加到用戶的電子郵件中。

 

 

規(guī)則控制哪些用戶，以及哪些電子郵件享有免責聲明: 例如, 將其配置到從您的法律團隊發(fā)送的電子郵件中添加免責聲明, 只添加到發(fā)送到公司以外聯(lián)系人地址的電子郵件。

 

可以使用動態(tài)字段, 如發(fā)件人的電子郵件地址、收件人、郵件中的日期和其他內(nèi)容以及活動目錄 (如電話號碼、顯示名字等)。

 

對于Microsoft Exchange

 

因為它是以Exchange為基礎(chǔ)的軟件, 所以您可以在發(fā)送的所有電子郵件中添加免責聲明: 包括智能手機、平板電腦和任何設(shè)備。遠程工作的用戶或 Outlook 以外的電子郵件客戶端仍然可以有一個符合法律要求，動態(tài)生成的免責聲明。

 

還可以保證在將郵件發(fā)出之后和在到達收件人之前用戶無法更改和修改免責聲明, 因為它是添加在服務器上的。Mail Disclaimers 使用的是Outlook 系統(tǒng), 所以當用戶鍵入信息并像其他發(fā)送的電子郵件一樣進行編輯時，可以看到免責聲明。

 

同樣, 可以使用與收件人相關(guān)的規(guī)則和動態(tài)字段;該軟件可以訪問 Exchange 提供的大部分郵件詳細信息, 因此它能夠使用諸如發(fā)送日期、收件人聯(lián)系信息等等?；?Outlook 的軟件只包含與發(fā)件人相關(guān)的自定義字段。

                               

基于規(guī)則

 

•我們的Exchange disclaimer軟件使用一個策略系統(tǒng)來決定免責聲明的外觀、它們將包含的內(nèi)容以及哪些電子郵件會顯示它們。

 

•一項政策由四部分組成: 可視化模板、決定適用于哪些用戶和電子郵件的條件、決定哪些用戶和電子郵件獲得豁免的特例,其他選項, 如根據(jù)日期更改, 或者是否進行答復或編輯新郵件。

 

•在任何時候我們都可以激活多個政策, 這意味著如果一個公司必須包含多個免責聲明, 那么這些聲明可以由不同的政策控制, 從而確保每個人都有準確的免責聲明 (或多個免責聲明), 但不超過他們需要的數(shù)量。

       

圖像、文本和動態(tài)字段

 

•免責聲明使用靜態(tài)文本, 之后詳細信息使用動態(tài)字段, 如 ' 收件人電子郵件地址 ' ，' 發(fā)件人電子郵件地址 ' 和一些圖像, 如公司Logo或標志的認證。

 

•此外, 我們還可以提供備用文本, 這樣, 如果您輸入的字段沒有數(shù)據(jù), 我們可以使用靜態(tài)回退文本來確保沒有錯誤的空白格。

 

•動態(tài)字段可用于添加可能會更改的免責聲明中所需的官方詳細信息, 如公司注冊號或?qū)嶋H地址。在系統(tǒng)中更改一次就會將該更改應用到每個人的電子郵件中，無需手動在每個免責聲明中更改這些信息。

 

•控制靜態(tài)文本的字體大小、字樣和顏色, 確保其盡可能小和恰當?shù)仫@示。

 

進行集中控制獲得更多方便

 

立即- Exchange中一保存配置,每封電子郵件都將有簽名。沒有滯后現(xiàn)象或無需刷新。

 

遠程-因為我們在 Exchange 上工作, 所以無需訪問每個用戶的 PC 來更改他們的簽名, 也無需安裝本地客戶端。

 

智能化-部分部門需要一些不同的簽名: 技術(shù)支持可能需要添加一個上下班時間或 Skype 的詳細信息, 而財務可能需要匯款地址。

 

有吸引力-使用功能強大的編輯器來創(chuàng)建自己的設(shè)計。結(jié)合靜態(tài)文本, 圖像如企業(yè)logo和動態(tài)字段, 來構(gòu)建滿足自身所需的模板。

 

基于規(guī)則-規(guī)則一個關(guān)于哪些用戶何時可以獲得何種的聲明?？梢愿鶕?jù)需要創(chuàng)建盡可能多的規(guī)則, 并且可以將多個規(guī)則應用于單個電子郵件中。

 

自動化-您只需在簽名中放置一個類似"職稱" 或 "電話號碼" 的字段, 我們就可以自動從每個用戶的AD文件中采集數(shù)據(jù)并放置在簽名中。

 

擁有Exchange的強大功能

 

每個電子郵件-黑莓, iPhone,Android 手機和 iPad 郵件，它們都將從Outlook 或任何其他電子郵件客戶端獲得相同的電子郵件簽名。

 

根據(jù)規(guī)則進行控制-可以排除和包含郵件使用條件和特例, 甚至可以設(shè)置一些規(guī)則來否定其他人的規(guī)則-所以人力資源董事會負責人的簽名可能取代她的人力資源團隊的簽名。

 

了解電子郵件-使用Exchange查閱的所有數(shù)據(jù)，基于規(guī)則可以查看發(fā)件人, 閱讀人, 正文, 主題等。

 

智能表格-在發(fā)送電子郵件時, 我們可以檢測用戶是否把新的信息放置在聯(lián)系人字段中 (如傳真號碼進入 "傳真"字段), 如果沒有, 則去除該行-確保不包含空白字段。

 

內(nèi)部郵件和回復細化-有時工作人員不想看到或顯示簽名-我們可以使用規(guī)則來滿足它。用戶可能不希望在每個信息或發(fā)送給同事的每封郵件里都有自己的簽名，他們就可以通過規(guī)則做出相應的設(shè)置。

 

測試-無論創(chuàng)建了多少個規(guī)則, 都需要在分配之前檢查它們是否符合你的要求。我們規(guī)則測試器有一個圖形界面,這里對誰得到了什么樣的簽名，有什么樣的規(guī)則以及設(shè)置此規(guī)則的原因。

 

可以滿足社交、宣傳和法律需求

 

社交媒體內(nèi)容-使用簽名中的關(guān)注和分享按鈕，就可以麻黃素那個邀請以為感興趣的觀眾在社交媒體上進行互動—你的每一個聯(lián)系人都知道你在社交媒體上。

 

設(shè)置市場活動標語顯示時間-在簽名中除了日期和基于時間的規(guī)則之外, 我們還有一個專門的 "市場活動管理器" 功能, 可以讓市場營銷人員或其他人在特定的時間內(nèi)顯示促銷標語。

 

合法性-我們在通過 Exchange 時添加免責聲明, 與默認 Outlook 選項不同, 它們不能刪除它或篡改。因此合法性是完全有保證的。

 

查看發(fā)送的內(nèi)容-由于簽名是在Exchange 服務器上進行添加, 發(fā)件人將看不到它。MailDisclaimers可以是發(fā)件人通過在他們已發(fā)送文件夾的郵件內(nèi)容中可以準確地了解簽名。

 

營銷管理-電子郵件簽名是一個特別好用的營銷工具, 所以你可能會邀請市場部參與它們的設(shè)計。但作為管理員, 你有權(quán)不讓他們登錄到您的 Exchange 服務器。

 

選擇一個簽名---簽名管理器是我們Outlook簽名軟件的一款解決方案, 它支持用戶選擇他們的簽名, 并查看電子郵件在鍵入時的外觀。

 

只需幾分鐘就可以設(shè)置好

 

開始是先使用Wizard-我們知道大家都希望可以快速簡單的開始操作-所以我們?yōu)槟峁南螺d到簽名每一個步驟的操作式。